Mit dem Audit hochschuleundfamilie bietet die Familie & Beruf Management GmbH im Bundeskanzleramt eine staatliche Zertifizierung, die eine vereinbarkeitsbewusste Personal- und Studienpolitik sichtbar macht und nachhaltig umsetzt. Die Vereinbarkeit von Beruf, Lehre, Forschung und Studium mit Familie/Privatleben ist ein modernes Thema, das für die Attraktivität einer Universität/Hochschule heute ausschlaggebend und ein wesentliches Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb um Beschäftigte und Studierende ist. Die Zertifizierung als familienfreundliche Hochschule steht für wissenschaftliche Exzellenz und Prestige, denn letztendlich hängt die Reputation einer Hochschule von den Menschen ab, die hier lehren, forschen, mitarbeiten oder studieren wollen.

Ziele

• Gute Rahmenbedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf/Lehre/Forschung/Studium und Familie/Privatleben schaffen
• Bereits bestehende Maßnahmen sichtbar machen und bei Bedarf erweitern
• Interne Kommunikation (das bieten wir …, Erreichung von mehr Wertschätzung), Motivation, Bindung, Loyalität, Identifikation, Engagement
• Externe Kommunikation: Gutes Image, Wettbewerbsvorteil, Gewinnung von Beschäftigten, Studierenden, Standortvorteil…
• PR- und Öffentlichkeitsarbeit als familienfreundliche Hochschule – die beste Botschaft für Interessierte
• Die Attraktivität der Hochschule als familienfreundlicher Studien- und Arbeitsort steigern, das staatliche Gütezeichen wirkt nach innen und außen
• Eltern ansprechen, um die Entscheidung für ein Studium zu erleichtern

Den Hochschulen ist wichtig …

• Gewährleistet Regelmäßigkeit von Abläufen
• Das Thema Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit stärker bewusst machen
• Prozessorientierung statt statistischer IST-Analysen
• Positive Erfahrung, dass man viele Dinge mit recht geringem Aufwand ändern kann
• Positives Image weiterentwickeln
• „Aha“-Erlebnis, dass man mit wenig Aufwand und wenig Budget viel erreichen kann
• Zufriedenheit und Motivation steigen merklich durch die Berücksichtigung der Vereinbarkeit, die Bindung an die Hochschule wird gestärkt
• Kosten für Fehlzeiten, Neueinstellungen und Einarbeitung sinken
• Die Studienabbrüche und Studienzeiten studierender Eltern-/teile sinken

Das machen die Hochschulen (Beispiele)

• Unterstützung Studierender beim Thema Vereinbarkeit
• Ausbau der Distance-Lehre
• Schaffung von Räumen zur hybriden Zusammenarbeit
• Berücksichtigung der familiären Situation von Lehrenden bei der Lehrveranstaltungsplanung
• Vermittlung und Bereitstellung von Informationen zu Familien- und Betreuungsthemen
• Vereinbarkeitsfreundliche Lehre, Wissenschaft und Verwaltung (familienfreundliche Sitzungszeiten, Home Office, E-Learning)
• Anlaufstelle für Fragen rund um das Thema Pflege (Information und Beratung)
• Beratungs- und Informationsangebote für Schwangere, Elternschaft, Karenz und Berufsrückkehr
• Unterstützung Studierender mit Kindern bei der Absolvierung eines Auslandssemesters
• Fokusgruppen zur regelmäßigen Bedürfniserhebung der Studierenden
• Thematisierung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf in der Führungskräfteentwicklung
• Vereinbarkeit wird thematisiert bei Stellenausschreibungen, Bewerbungsgesprächen, auf der Webseite …
• Unterstützung der Kinderbetreuung, Ausbau des Bildungs- und Betreuungsangebotes für Kinder
• Karenzmanagement (Ausstieg und Wiedereinstieg), Thematisierung der Väterkarenz

UND WIE TICKEN DIE JUNGEN? – Einstellungssache!

Sie sind selbstbewusst und wissen, was sie wollen: Eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Wichtig ist ihnen bei der Arbeitgeber- oder Studienwahl:

• Führungskompetenz der Vorgesetzten und ständig Feedback
• Teamarbeit, Gemeinschaft, Unternehmenskultur
• Transparente Kommunikation, ein ausgeglichenes Gesprächsklima
• Familiengründung ist wichtig: Home Office, betriebliche Kinderbetreuung
• Spaß am Studium

Zusammenfassend:

Konsequente Positionierung der Hochschulen mit einem guten Work-Life-Balance Image: In einer modernen, digitalen Arbeits- und Studienwelt sind es die immateriellen Faktoren, die an Bedeutung gewinnen. Work-Life-Balance ist dabei sehr wichtig.

Ablauf

Schlanker Prozess, effiziente Abwicklung, Dokumentationen sind in einer Datenbank, Begleitung durch mich als qualifizierte Auditorin mit Lizenz, externe Begutachtung.

1. Vereinbarung mit Auditor/in und Familie & Beruf Management GmbH, Förderansuchen
2. Strategieworkshop
3. Auditierungsworkshop
4. Daten- und Informationsauswertung (in der Datenbank)
5. Umsetzungsplan für 3 Jahre – Zielvereinbarung
6. Begutachtung
7. Beratung im Auditkuratorium und Verleihung Grundzertifikat für 3 Jahre
8. 3 Jahresberichte, danach Schluss- oder Re-Auditierung

1. Formales und Zeitlauf:

• Vereinbarung mit der Auditorin auf Basis des Angebotes der Auditorin: Wird individuell zwischen Hochschule und Auditorin vereinbart
• Vereinbarung und Förderansuchen lt. Formularen der Familie & Beruf Management GmbH
• Ab der Gegenzeichnung durch die Familie & Beruf Management GmbH beginnt der Auditierungsprozess und der Zugang zur Datenbank ist freigeschaltet. Ab da ist innerhalb von 6 Monaten der Auditierungsprozess abzuschließen.
• Die Förderung ist abhängig von der MA-Anzahl, wird in 2 Tranchen (50 % bei der Grundzertifizierung und 50 % nach 3 Jahren bei der Re-Zertifizierung) ausbezahlt und beträgt:
  5 bis 100 Mitarbeitende Euro 5.000,--
  101-1000 Mitarbeitende Euro 4.000,--
  ab 1001 Mitarbeitende Euro 3.000,--
  Für die ersten drei Re-Zertifizierung Euro 2.000,--
• Die unterzeichnete Teilnahmevereinbarung gilt gleichzeitig als Commitment-Urkunde für das Netzwerk „Unternehmen für Familien“, siehe www.unternehmen-fuer-familien.at. Bis spätestens zum Zeitpunkt der Begutachtung ist die Partnerpräsentation online fertigzustellen.
• Der zeitliche Aufwand für den/die interne Auditbeauftragte und die externe Auditorin kann mit jeweils ca. 12 Ganztagen zu 8 h angesetzt werden.
• Die 2 Workshops können mit 12 h für die Beteiligten angesetzt werden.

2. Strategieworkshop

Inhalte:
Ziel ist der Überblick über die Möglichkeiten der Zertifizierung, die Verständigung über den weiteren Ablauf, die hochschulspezifische Zielsetzung der Auditierung, die Schwerpunkte, die im Rahmen der Auditierung bearbeitet werden sollen sowie auf die Einbindung des Audits in die Gesamtstrategie der Hochschule.

Besprochen/bestätigt wird der/die interne Auditbeauftragte und die Zusammensetzung der Projektgruppe.

Dauer: ca. 4 h

Teilnehmende:

Auditbeauftragte/r, ein Mitglied der Hochschulleitung, Vertretung aus Personalleitung und/oder Personalentwicklung, Mitglied des Betriebsrats, eine Studierendenvertretung, eine Vertretung aus dem Bereich Vizerektorat Lehre (Studienrecht/Lehrveranstaltungs- und Prüfungsordnung), eine Vertretung aus dem Bereich Qualitätsmanagement/Organisationsentwicklung (eine Person kann auch mehrere Funktionen vertreten, sofern sie diese innehat).

Interne/r Auditbeauftragte/r: Er/sie ist zuständig für die Zusammenarbeit mit der Auditorin sowie die interne und externe Koordinierung und die Erstellung der Jahresberichte.

Auditorin:
Vorbereitung, Moderation, Protokoll, Nachbereitung (für den Auditierungsworkshop)

3. Auditierungsworkshop

Inhalte:
Ziel ist, auf Basis der bereits vorhandenen familienbewussten Maßnahmen mit Hilfe des Kriterienkatalogs weiterführende konkrete Ziele und Maßnahmen im Sinne einer familienbewussten Hochschulpolitik zu definieren sowie eine entsprechende Zielvereinbarung zu erstellen.

Dauer: ca. 8 h (entweder ganztags oder 2 Halbtage)

Teilnehmende:
Auditorin, interne/r Auditbeauftragte/r, Projektgruppe.

Projektgruppe:
Die Mitglieder der Projektgruppe umfasst mindestens 10 Mitglieder aus verschiedenen hierarchischen Ebenen, die Interesse haben, aktiv an der Umsetzung familienbewusster Hochschulpolitik mitzuarbeiten. Sie sollen im Hinblick auf Alter, Familienstand und Beschäftigungsform möglichst repräsentativ sein.

Vertreten sind jedenfalls Auditbeauftragte/r, Vertretung der Personalleitung und/oder Personalentwicklung, Mitglied des Betriebsrats, eine Studierendenvertretung, eine Vertretung aus dem Bereich Vizerektorat Lehre (Studienrecht/Lehrveranstaltungs- und Prüfungsordnung), eine Vertretung aus dem Bereich Qualitätsmanagement/Organisationsentwicklung, ein/e Leiter/in einer wissenschaftlichen Organisationseinheit (Department-/Institutsvorstand). Auch hier gilt: Eine Person kann auch mehrere Funktionen vertreten, sofern sie diese innehat).

Es ist sinnvoll, weitere Personen mit Expertise in die Projektgruppe einzubeziehen, wie zB Gleichbehandlungsbeauftragte, Vertrauenspersonen, Studierende, Mitarbeitende in Serviceeinrichtungen …

Kriterienkatalog – Inhalte:
Der Kriterienkatalog ist ein Leitfaden für die Erhebung der bestehenden familien-/vereinbarkeitsfreundlichen Angebote und hilft enorm bei der Identifikation neuer Maßnahmen. Er ist unterteilt in Cluster, Themenfelder mit Unterpunkten und bietet so einen guten Anstoß, sich mit der Vereinbarkeit im Hochschulbereich auseinanderzusetzen.

Cluster 1: Studium & Wissenschaft

1. Studienorganisation
2. Wissenschaft & Lehre

Cluster 2: Rahmenbedingungen der Arbeitswelt

1. Arbeitsort
2. Arbeitszeit
3. Arbeitsorganisation

Cluster 3: Personalentwicklung

1. Qualifizierung & Führung
2. Auszeitenmanagement
3. Gesundheit & Employability

Cluster 4: Benefits & Services

1. Service für Familien
2. Kinderbetreuung
3. Pflege
4. Finanzielles Engagement

Cluster 5: Kommunikation & Kultur

1. Informations- und Kommunikationspolitik

Auditorin:
Vorbereitung, Moderation, Protokoll, Nachbereitung

4. Daten- und Informationsauswertung (in der Datenbank)

Die Informationen zur Hochschule werden im entsprechenden Formular in der Datenbank durch eingetragen.

5. Zielvereinbarung

Die Zielvereinbarung wird seitens der Hochschulleitung bestätigt und unterzeichnet. Mit der vollständigen Dokumentation in der Datenbank wird die Hochschule zur Begutachtung freigegeben.

6. Begutachtung

Die Hochschule beauftragt die Begutachtung durch eine lizenzierte Zertifizierungsstelle, welche mit der Beauftragung Zugang zur Dokumentation in der Datenbank erhält. Die Begutachtung befasst sich mit den formalen Kriterien (vollständige, aussagekräftige Dokumentation, Einhaltung der Fristen …), betrachtet die Zielsetzungen und stellt ein aussagekräftiges Gutachten mit der Empfehlung für die Zertifizierung aus.

7. Beratung im Auditkuratorium und Verleihung Grundzertifikat für 3 Jahre

Das Audit-Kuratorium der Familie & Beruf Management GmbH berät vierteljährlich über die Abnahme der Gutachten, im Anschluss wird das Zertifikat übermittelt, ist ab dem Zeitpunkt gültig. Der Festakt der Zertifikatsverleihung durch die Bundesministerin für Frauen, Familien und Jugend erfolgt jährlich für alle Ausgezeichneten.

8. 3 Jahresberichte, danach Schluss- oder Re-Auditierung

Die Umsetzung der Zielvereinbarung wird mittels einer jährlichen Berichterstattung dokumentiert. Danach erfolgt eine Re-Zertifizierung für 3 Jahre (Auditierungsprozess mit Förderung) oder Schluss-Zertifizierung (Abschluss-Workshop und Begutachtung – das Zertifikat gilt noch ein Jahr).

Zertifizierungszyklus für das Grundzertifikat: Beispiel

 

Ihre Ansprechpartnerin: Staatliche Auditorin Irene Slama 9020 Klagenfurt am Wörthersee Kinkstraße 68, 0664-1103980 Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, www.iscon.slama.co.at

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